【5】项目采购执行（采购方式操作流程）

采购方式审批确定后，申购单位可根据资产管理处审批的采购方式进行提交项目材料及追踪项目执行进度，以下是常用的采购方式的操作流程。

（一）20万元以下的项目采购的常用采购方式的操作流程

（1）部门自行采购—网上超市采购方式（审批后）的具体操作流程：

步骤1：申购单位经办人如没有政采云账号，可向招标管理科申请政采云平台登录账号。

步骤2：如不需申请采购计划，申购单位经办人登录政采云平台-》直接在网上超市下订单。

步骤3：如采购品目需申请采购计划，可点击政采云平台的“采购计划模块”-》采购计划申请-》申请采购计划-》关联采购经费预算-》选采购目录-》填写好其他内容，组织形式选自行采购，采购方式选电子卖场-网上超市采购-》提交审核-》采购计划审批完后，在网上超市找到相应的商品关联采购计划-》直接下单。

步骤4：如采购申请预算金额达到5万元以上（包含5万元），必须走采购跟踪流程。具体操作：采购跟踪—》选采购订单的“操作”—》点击跟踪-》进入跟踪界面—》+新增跟踪—》采购跟踪界面填写分标信息（中标供应商和金额）-》提交审核。

步骤5：如在操作中遇到问题，可直接和招标科老师联系。

（2）部门自行采购—询价采购的具体操作流程：

步骤1：与招标管理科对接老师联系，按询价采购方式执行要求做好至少三家供应商以上的报价和询价采购情况说明；

步骤2：申购单位完成询价采购后，如采购申请预算金额达到5万元以上（包含5万元），必须走采购跟踪流程。具体操作：采购跟踪—》选采购订单的“操作”—》点击跟踪-》进入跟踪界面—》+新增跟踪—》采购跟踪界面填写询价分标信息（中标供应商和金额）并将将询价采购说明材料扫描件PDF版（包含至少三家以上供应商报价材料）当附件上传-》提交审核。

步骤3：如在操作中遇到问题，可直接和招标科老师联系。

附件：【5-1】询价采购情况说明过程（模板）

（3）部门自行采购—单一来源采购的具体操作流程：

步骤1：申购部门按以下要求自行准备单一来源论证材料：单一来源采购专家论证意见表（纸质，三名专家每人一份，论证意见必须手写并签名）见附件【5-2】单一来源采购方式专业人员论证意见（20万元以下适用）。论证意见表后附：论证专家身份证复印件、职称证书复印件。注：论证专家包括3位或以上单数的专业方面的校内专家。

步骤2：申购部门自行编制谈判文件，申购单位自行组织谈判，提供单一来源采购过程材料。如采购申请预算金额达到5万元以上（包含5万元），必须走采购跟踪流程。具体操作：采购跟踪—》选采购订单的“操作”—》点击跟踪-》进入跟踪界面—》+新增跟踪—》采购跟踪界面填写信息-》在谈判结果节点将以下的采购过程材料扫描件PDF版上传-》提交审核。

步骤3：如在操作中遇到问题，可直接和招标科老师联系。

 

 

附件：【5-2】单一来源采购方式专业人员论证意见（20万元以下适用）

     【5-3】单一来源采购协商情况记录1（300万元以下适用）

（4）部门自行采购—协议定点采购的具体操作流程：

步骤1：申购单位经办人登录政采云平台（如没有政采云账号，向招标管理科申请账号）-》采购计划申请-》申请采购计划-》关联采购经费预算-》选采购目录-》填写好其他内容。组织形式选自行采购，采购方式选电子卖场-协议供货（定点服务）-》提交审核-》找到相应的商品关联采购计划-》直接下单。

步骤2：如采购申请预算金额达到5万元以上（包含5万元），必须走采购跟踪流程。具体操作：采购跟踪—》选采购订单的“操作”—》点击跟踪-》进入跟踪界面—》+新增跟踪—》采购跟踪界面填写分标信息（中标供应商和金额）-》提交审核。

步骤3：如在操作中遇到问题，可直接和招标科老师联系。

（二）20万元以上（含20万元）的项目采购的不同采购方式的操作流程

（1）招标科采购—电子卖场反向竞价具体操作流程：

步骤1：项目经办人与招标管理科对接老师联系，向招标科提交【5-4】桂林理工大学货物服务采购清单（模板）、【5-5】反向竞价采购需求清单（电子版）和【5-6】反向竞价商务要求（电子版）。申购单位需特别注意采购需求技术参数的完整、正确和商务要求（包括质保期、供货时间地点、售后服务要求等）。如有进口设备进行采购，将进口设备论证材料一起提交给招标科老师。

步骤2：采购需求定稿后，由招标管理科老师在采购管理系统走项目跟踪审批，采购需求定稿-》发布竞价公告-》成交结果公告。

采购需求定稿审批流程：招标科经办人提交—》项目经办人（确认）-》项目经费负责人审批-》招标管理科科长-》资产管理处分管副处长-》资产管理处处长；

成交结果审批流程：招标科经办人提交—》项目经办人（确认）-》项目经费负责人审批-》招标管理科科长-》资产管理处分管副处长-》资产管理处处长；

 

项目经办人需提交材料（招标科采购—电子卖场反向竞价）
采购阶段	需提交材料
采购申请审批后	进口设备论证材料和进口设备采购需求调查表（如有进口设备进行采购）；
采购方式审批后	1、【5-4】桂林理工大学货物服务采购清单（模板），2、【5-5】反向竞价采购需求清单（电子版），3、【5-6】反向竞价商务要求（电子版）
招标科经办人需提交材料（招标科采购—电子卖场反向竞价）
采购需求定稿审批	1、【5-5】反向竞价采购需求清单（定稿电子版）和【5-6】反向竞价商务要求（定稿电子版）；2、上级部门审批后的进口设备论证材料扫描件和进口设备采购需求调查表（如有进口设备进行采购）；

 

附件：【5-4】桂林理工大学货物服务采购清单（模板）（点击下载）

 【5-5】反向竞价采购需求清单（点击下载）

 【5-6】反向竞价商务要求（点击下载）

 

（2）招标科采购—电子卖场在线询价具体操作流程：

步骤1：项目经办人与招标管理科对接老师联系，向招标科提交【5-4】桂林理工大学货物服务采购清单（模板）、【5-7】在线询价采购需求清单（电子版）和【5-8】在线询价商务要求（电子版）。申购单位需特别注意采购需求技术参数的完整、正确和商务要求（包括质保期、供货时间地点、售后服务要求等）。如有进口设备进行采购，将进口设备论证材料一起提交给招标科老师。

步骤2：采购需求定稿后，由招标管理科老师在采购管理系统走项目跟踪审批，采购需求定稿-》发布竞价公告-》成交结果公告。

采购需求定稿审批流程：招标科经办人提交—》项目经办人（确认）-》项目经费负责人审批-》招标管理科科长-》资产管理处分管副处长-》资产管理处处长；

成交结果审批流程：招标科经办人提交—》项目经办人（确认）-》项目经费负责人审批-》招标管理科科长-》资产管理处分管副处长-》资产管理处处长；

 

 

项目经办人需提交材料（招标科采购—电子卖场在线询价）
采购阶段	需提交材料
采购申请审批后	进口设备论证材料和采购需求调查表（如有进口设备进行采购）；
采购方式审批后	1、【5-4】桂林理工大学货物服务采购清单（模板），2、【5-7】在线询价采购需求清单（电子版）3、【5-8】在线询价商务要求（电子版）
招标科经办人需提交材料（招标科采购—电子卖场在线询价）
采购需求定稿审批	1、【5-7】在线询价采购需求清单（定稿电子版）和【5-8】在线询价商务要求（定稿电子版）；2、上级部门审批后的进口设备论证材料扫描件和进口设备采购需求调查表（如有进口设备采购）；

附件：【5-4】桂林理工大学货物服务采购清单（模板）

  【5-7】在线询价采购需求清单

  【5-8】在线询价商务要求

 

（3）招标科采购-单一来源采购方式具体操作流程：

步骤1：提前准备项目材料：

A1、适用于300万元及以上的预算项目提交材料

（1）、项目决策材料（OA材料，会议纪要中要明确学校领导班子同意“按照单一来源方式进行采购），需涵盖单一来源采购的内容（纸质，一式1份）（如在采购申请环节已上传扫描件则不用提交此项）

（2）、提供单一来源采购专家论证意见表（在【5-9】单一来源采购论证材料中可下载）纸质，论证意见必须手写并签名，避免完全相同表述，一式1份，三名专家每人一份）。附：论证专家身份证复印件、职称证书复印件。注：论证专家包括3位或以上单数的专业方面的校内外专家（副高以上职称，校外专家至少一名）。。

3、【5-9】单一来源采购的申请（电子版）（主送单位为：广西壮族自治区政府财政厅，落款为桂林理工学）

4、【5-9】单一来源采购征求意见公示（电子版，预算金额300万以上项目适用）注：

1）以上材料由招标科盖学校公章,请勿装订便于扫描；

2）300万以上须邮寄以上2、3、4项材料（论证意见表、申请、征求意见公示）原件至广西壮族自治区政府采购监督管理处，待批复文件寄至学校后上报采购计划；

3）如该项目既是单一来源采购，又是进口设备，则需在提交进口设备论证材料的同时提交单一来源采购论证材料。

 

A2、适用于20万元及以上，300万元及以下的预算项目

材料要求：上述1、2、3项，需将论证意见表、申请盖章扫描件作为上报采购计划的附件。

步骤2：申购单位经办人向招标科对接老师提交【5-4】桂林理工大学货物服务采购清单（电子版）和【5-10】 桂林理工大学货物服务采购需求（电子版），以便在政采云平台上报采购计划和制作谈判文件。

步骤3：招标科制作谈判文件定稿后，由招标科在采购管理系统“采购跟踪”提交谈判文件审批，同时上传附件（定稿的谈判文件电子版）。

谈判文件制作审批流程：招标科经办人（提交谈判文件电子版）-》项目经办人（确认）-》项目经费负责人审批-》招标管理科科长-》资产管理处分管副处长-》资产管理处处长-》——审计处（财务审计科）。

步骤4：招标科按谈判文件要求组织项目协商谈判。

步骤5：由招标科在采购系统“采购跟踪”提交谈判结果审批，同时上传谈判过程材料扫描件（附：协商过程材料、响应文件）。

谈判结果审批流程：招标科经办人提交-》项目经办人（确认）-》——项目经费负责人审批——招标管理科科长——资产管理处分管副处长——资产管理处处长——审计处（财务审计科财务审计科）；

 

单一来源谈判采购过程材料清单列表

采购金额	采购过程材料
20（含）-300万元（不含）	1、谈判文件 2、供应商响应文件 3、供应商签到表、采购人员签到表 4、 采购报价表（现场谈判提供） 5、 最终报价表（现场谈判提供） 6、【5-3】单一来源采购情况协商记录1（300万元以下适用）
300万元及以上	1、谈判文件 2、供应商响应文件 3、供应商签到表、采购人员签到表 4、采购报价表（现场谈判提供） 5、最终报价表（现场谈判提供） 6、【5-11】单一来源采购情况协商记录2（300万元及以上适用）

 

 

项目经办人需提交材料（招标科采购—单一来源采购方式）
采购阶段	需提交材料
采购申请审批后	进口设备论证材料和进口设备采购需求调查表（如有进口设备进行采购）；
采购方式审批后	1、【5-9】单一来源采购论证材料；2、【5-4】桂林理工大学货物服务采购清单 ；3、【5-10】桂林理工大学货物服务采购需求；
招标科经办人需提交材料（招标科采购—单一来源采购方式）
谈判文件审批	1、【5-9】单一来源采购论证材料；2、定稿的谈判文件；3、上级部门审批后的进口设备论证材料扫描件和进口设备采购需求调查表（如有进口设备采购）；
谈判结果审批	1、谈判过程材料（扫描件）2、供应商响应文件

附件：

【5-3】《单一来源采购协商情况记录1》（300万元以下）（点击下载）

【5-4】桂林理工大学货物服务采购清单（点击下载）

【5-9】单一来源采购论证材料（点击下载）

【5-10】 桂林理工大学货物服务采购需求（点击下载）

【5-11】单一来源采购情况协商记录2（300万元及以上适用）（点击下载）

（4）招标科采购或校外委托代理机构-（竞争性谈判、竞争性磋商等）采购方式具体操作流程：

 

步骤1：申购单位经办人与招标管理科老师对接，将【5-4】桂林理工大学货物服务采购清单（电子版）发至招标管理科，由招标科在政采云平台上上报项目采购计划。如有进口设备进行采购，将进口设备论证材料一起提交给招标科老师。

步骤2：申购单位与代理机构（或资产管理处）对接，将【5-10】 桂林理工大学货物服务采购需求（电子版）发至代理机构（或资产管理处）——代理机构（或资产管理处）编制招标文件——申购单位审定并定稿招标采购文件——由招标科经办人在采购系统走招标文件审核流程。

招标文件审核流程：招标科经办人提交（提交定稿招标文件等电子版）-》项目经办人（确认）-》项目经费负责人审批-》招标管理科科长-》资产管理处分管副处长-》资产管理处处长-》审计处（财务审计科）。

步骤3：招标文件审批过后，由代理机构（或资产管理处）发布招标公告。

步骤4：项目开标：申购单位授权1位业主评委参与评标。评标结束后，项目经办人将业主评委参与评标后将整理代理机构盖章的评标报告等材料带回给招标管理科，由招标科经办人在采购系统上走评审结果审批流程；

评审结果审批流程：招标科经办人提交（提交评审结果材料电子版）-》项目经办人（确认）-》项目经费负责人审批-》招标管理科科长-》资产管理处分管副处长-》资产管理处处长-》审计处（财务审计科）。

步骤5：招标结果审批流程结束——由代理机构（或资产管理处）发布成交（中标）公告。

 

项目经办人需提交材料（招标科采购或委托代理机构）
采购阶段	需提交材料
采购申请审批后	进口设备论证材料和进口设备采购需求调查表（如有进口设备进行采购）；
采购方式审批后	1、【5-4】桂林理工大学货物服务采购清单   ；2、【5-10】桂林理工大学货物服务采购需求；
招标科经办人需提交材料（招标科采购或委托代理机构）
招标文件审批	1、定稿的招标文件；2、委托代理协议（如有）2、上级部门审批后的进口设备论证材料扫描件和进口设备采购需求调查表（如有进口设备采购）；
评标结果审批	1、评标报告和评标过程材料（扫描件）

 

附件：【5-4】桂林理工大学货物服务采购清单

【5-10】 桂林理工大学货物服务采购需求

 

（5）招标科采购或校外委托代理机构-公开招标采购方式具体操作流程：

 

采购方式	适用条件	采购时限	招标评标方法
公开招标	采购金额300万元以上或其他项目按程序审批同意后采用	发布正式采购公告起，不少于25天	综合评分法

 

步骤1：申购单位经办人与招标管理科老师对接，将【5-4】桂林理工大学货物服务采购清单（电子版）发至招标管理科，由招标科在政采云平台上上报项目采购计划。如有进口设备进行采购，将进口设备论证材料一起提交给招标科老师。

步骤2：申购单位与代理机构（或资产管理处）对接，将【5-10】 桂林理工大学货物服务采购需求（电子版）发至代理机构（或资产管理处）——代理机构（或资产管理处）编制招标文件——申购单位审定并定稿招标采购文件———由招标科经办人在采购系统走招标文件审核流程。

招标文件审核流程：招标科经办人提交（提交定稿招标文件等电子版）-》项目经办人（确认）-》项目经费负责人审批-》招标管理科科长-》资产管理处分管副处长-》资产管理处处长-》审计处（财务审计科）。

步骤3：招标文件审批过后，由代理机构（或资产管理处）发布招标公告。

步骤4：项目开标：申购单位授权1位业主评委参与评标。评标结束后，项目经办人将业主评委参与评标后将整理代理机构盖章的评标报告等材料带回给招标管理科，由招标科经办人在采购系统上走评审结果审批流程；

评审结果审批流程：招标科经办人提交（提交评审结果材料电子版）-》项目经办人（确认）-》项目经费负责人审批-》招标管理科科长-》资产管理处分管副处长-》资产管理处处长-》审计处（财务审计科）。

步骤5：招标结果审批流程结束——由代理机构（或资产管理处）发布成交（中标）公告。

 

 

项目经办人需提交材料（招标科采购或委托代理机构）
采购阶段	需提交的材料清单
采购申请审批后	进口设备论证材料和进口设备采购需求调查表（如有进口设备进行采购）；
采购方式审批后	1、【5-4】桂林理工大学货物服务采购清单   ；2、【5-10】桂林理工大学货物服务采购需求；
招标科经办人需提交材料（招标科采购或委托代理机构）
招标文件审批	1、定稿的招标文件；2、委托代理协议（如有）2、上级部门审批后的进口设备论证材料扫描件和进口设备采购需求调查表（如有进口设备采购）；
评标结果审批	1、评标报告和评标过程材料（扫描件）