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货物与服务采购
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【6】采购合同签订、变更

发布时间:2025年05月22日 16:19   作者:   浏览量:

(一)采购合同签订范围:

1、成交金额达5万元(含)以上的项目。

2、涉及提前借款(含支付预付款)且采购金额不达5万元的项目。

3、涉及退税范围的国产设备采购且成交金额达2万元(含)以上的项目。

4、工程类项目原则上均需签订采购合同。

(二)采购合同签订流程

1.合同申请(一网通办门户平台—个人中心--采购系统)

申购单位经办人收到合同原件或扫描件(供应商已签字盖章)并在采购系统发起线上合同审批流程。具体操作:合同管理-》合同申请-》从采购订单发起-》选择需要签订合同的订单-》选择合同类型(货物或服务等)-》填写各品目成交金额等信息,同时在附件处上传供应商签字盖章的合同/PDF格式扫描件-》提交审核。

注:合同申请(含用印)线上审批流程:申购单位经办人-》项目经费负责人审批-》资产管理处招标管理科科长审核-》资产管理处分管副处长-》资产管理处处长。【此审批流程适用于货物和服务类项目,工程类项目另按规定执行】

2.合同用印(盖章)及备案

采购合同经采购系统线上审批通过后,可打印合同审批表(采购系统-合同管理-合同申请-操作-打印)附在合同上。由申购单位自行采购的项目可自行到校办盖章(印章名称:桂林理工大学合同章+法人代表方印;每份合同需盖章处:签章页双方落款甲方处+骑缝章),并将双方盖章后的纸质合同(内容须与采购系统一致;合同首页右上角填写合同编号、签章页甲方落款处填写盖章日期)交至招标科存档;非申购单位自行采购的项目,可由招标科统一到校办盖章;在屏风校区不便到雁山校区盖章的申购单位,也可将合同原件提供给招标科代为办理。

(三)合同领取

合同签订完成后,由招标科在采购系统上传正式合同扫描件并通知成交供应商领取(或邮寄)合同原件。申购单位经办人可在采购系统的合同管理模块下载正式合同(PDF电子版)或领取相应原件(如需)。


(四)合同的变更或补充、解除

【此项流程适用于货物和服务类项目,工程类项目可参考执行,如另有规定的按规定执行】

凡涉及到采购合同内容变更、补充和解除的情况需提前与资产管理处沟通。

1.合同变更步骤:

步骤1:合同在履行过程中需对合同内容进行变更的,由申购单位与供应商协商一致后,供应商下载填写【6-1】桂林理工大学货物服务采购项目合同变更申请表,在变更内容及原因栏写清楚变更原因、项目的总合同金额、所变更产品金额占总合同金额的比例,写清楚所变更产品前、后的品牌、规格型号、数量、单价,需要提供变更产品前、后的性能参数对比。附原生产厂家对变更后产品市场价格的证明(PDF扫描件)。

步骤2:供应商提交合同变更申请表(PDF扫描件)后,由申购单位在采购管理系统中的“合同管理”-》合同变更-》新增,按填写内容填写合同变更后的内容,并上传附件6-1】桂林理工大学货物服务采购项目合同变更申请表 (扫描PDF)

注:合同变更内容涉及以下四个方面的: 1)改变产品的数量;2)改变合同总金额;3)改变产品品牌;4)所变更的产品金额占合同总金额比例若超过10%,在采购系统提交合同变更审批时,需上传附件(申购单位决策材料作为附件,如党政联席会、领导班子或党委会会议纪要等)。变更后付款金额改变且占合同总金额比例超过10%的需校领导审批意见。

2.合同的补充或解除

合同在履行过程中确需要补充或解除的,应与供应商协商一致后,签订补充或解除合同的书面协议。

具体操作步骤:由申购单位在采购管理系统中的“合同管理”-》合同变更-》新增,后的内容,并上传补充或解除合同的书面协议(PDF,供应商已签字盖章)的附件,然后走审批流程;

3.采购合同变更或补充、解除审批流程:采购项目负责人(提交)—》项目经费负责人审批—》招标管理科科长审核—》资产管理处分管副处长—》资产管理处处长。【变更后付款金额改变且占合同总金额比例超过10%的需部门分管校领导审批;此审批流程适用于货物和服务类项目,工程类项目另按规定执行】